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Bauträger und Projektentwickler erstellt Workflow Management System auf Basis der Anwendungsplattform „Mendix“

Die Aufgabe

Auf welcher Basis erschafft man eine Projektmanagement App, die alle Daten im Blick behält?
Datenstau beim Bau

Wenn es um die Komplexität von Projekten und Dokumentationen geht, können nur wenige Branchen mit den Herausforderungen der kommerziellen Bauindustrie mithalten.

Ob es darum geht, mit mehreren Subunternehmern zu koordinieren oder die sorgfältige Verfolgung unzähliger Änderungsaufträge – das Ergebnis und die Rentabilität eines Bauprojekts sind nur so gut wie die Dokumentenverwaltung im Projektmanagement-System.

Viel Erfolg – viel Arbeit

Für ein 55-Millionen-Euro-Bauunternehmen ist das eigene Wachstum zur Herausforderung bei der Verwaltung des Dokumentenflusses geworden. Das Workflow-Management System wurde so ein Top-Anliegen des Unternehmens. 10 bis 20 verschiedene Projekte gleichzeitig bedeuten unterschiedliche Auftragsvolumen, Teams, Laufzeiten und Budgets, die alle sehr sorgfältig verfolgt werden müssen. Schließlich haben alle Bauvorhaben ihren Spezifikationen zu entsprechen und die Budgets einzuhalten, damit der Gewinn stimmt.

Maßgeschneiderte Lösung auf Basis einer Anwendungsplattform

Zuvor hat man sich kommerzielle Workflow Manager Software angeschaut, aber diese waren für eine solche Aufgabe nicht geeignet. Die Programme waren zu teuer und nach Ansicht des Managements für riesige, globale Multimilliarden-Euro-Firmen entwickelt worden. Also wurde zunächst eine Access-basierte Plattform mit verschiedenen Modulen genutzt. Aber für das boomende Business war das System zu träge und bot nicht genügend Datentransparenz. Eine maßgeschneiderte Lösung musste her – auf Basis einer sicheren, flexiblen Anwendungsplattform.

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Die Umsetzung

Schneller als gedacht zum Workflow Management System
Dauer-Risiko Informationsflut

Ein Standard-Bauprozess kann sehr dokumentenintensiv sein: Von Informationsanfragen und Verträgen über Einreichungen, Genehmigung von Änderungsaufträgen bis hin zu Produktdaten und Mängellisten. Bei so vielen Daten ist die Möglichkeit von Fehltritten oder übersehenen Genehmigungen groß.

Entscheidung für die Anwendungsplattform Mendix

Um den Prozess zu strukturieren und zu automatisieren, hat das Bauunternehmen zusammen mit einem Berater eine neue maßgeschneiderte Projektmanagement App auf Basis der von BeOne vertriebenen Anwendungsplattform Mendix erwogen. Ziel war eine agile Entwicklungslösung, bei der die Geschäftsexperten bei jedem Schritt zusammenarbeiten können. Auf der Anwendungsplattform begannen die Entwickler mit High-Level Anforderungen, tauschten sofort Ergebnisse aus und brachten das neu geschaffene Projektmanagement System schnell in die Hände der Hauptnutzer.

Workflow Management System überzeugte sofort

Anfangs war man skeptisch und befürchtete, dass Zeitaufwand und Kosten durch die Komplexität der Erstellung einer individuellen Workflow Manager Software inakzeptable Geschäftsrisiken darstellen. Als man aber die erste Version der Projektmanagement App sah, waren alle schnell von der Benutzerfreundlichkeit der Anwendung beeindruckt und es war klar, dass die Richtung stimmte. Mit den Feedbacks aller Beteiligten konnte man in Anschluss wichtige Anpassungen am neuen Workflow Management System schnell und einfach vornehmen.

Alle Daten und Informationen in einem System

Die neue Projektmanagement App – erstellt in nur 8 Wochen – liefert nun den richtigen Instanzen die korrekten Informationen und lässt sie auf die Details der Pläne und deren Bedingungen zugreifen. Vor ihrem Einsatz musste sich das Unternehmen auf zahlreiche Backend-Anwendungen verlassen, um diese Informationen zu verfolgen – was zeitaufwändig und fehleranfällig war. 

Heute sieht man eine signifikante Verbesserung der Art, wie das Unternehmen alle Abläufe steuert. Das neue Workflow Management System konsolidiert eine Reihe von verschiedenen Back-Office-Anwendungen (von denen man einige auf Kundenwunsch nutzen muss) in einer einzigen Oberfläche – mit interaktiver Freigabe von Informationen wie die Einreichungen, Klärungen und die Überprüfung von Produktdaten in den Baudokumenten. Alle Vertragsänderungen folgen jetzt demselben automatisierten, strukturierten Prozess, sodass immer ein klares Bild davon vorliegt, was vor sich geht und was zur Genehmigung ansteht. Durch das neue Projektmanagement System machen jetzt alle Beteiligten ihre Tätigkeiten auf die gleiche Weise, sodass einheitliche Ergebnisdarstellungen vorliegen.

Die Ergebnisse

Mehr Transparenz, Effizienz und Workflow-Fans
Bessere Übersicht fürs Controlling

Mehr als 30 Projektleiter des Bauunternehmens und seinen Unterauftragnehmern nutzen heute das neue Workflow Management System. Als Ergebnis wurde ein perfekter Zugang zu konsolidierten Informationen und eine bessere Übersicht und Kostenkontrolle erreicht.

Alle Kosten und alle Aufträge werden genehmigt bevor die Arbeit erledigt wird. Das erhöht auch die Transparenz: Weil diese Informationen richtig erfasst wurden, kann man sie den Kunden präsentieren sobald Fragen auftauchen. Es ist möglich, schnell alle Änderungsaufträge, Kosten und Kostenfreigaben abzurufen, sodass mögliche Streitpunkte gar nicht erst auftauchen. Das Workflow Management System beinhaltet darüber hinaus ein Dashboard, das die wichtigsten Metriken und den Projektstatus anzeigt. Das hilft allen, den Zeit- und Kostenrahmen einzuhalten.

Effektiv-Beispiel Nachbesserungen am Bau

Mängellisten (die letzten Arbeiten, die vor der endgültigen Freigabe erledigt werden müssen) wurden ursprünglich mit einer Digitalkamera und einem Laptop auf einem Rollwagen erfasst – ein umständliches Unterfangen. Das ist jetzt anders: Die Projektmanager nutzen die Kamera ihres iPads, um Bilder zu machen, Nachrichten hinzuzufügen und in die Anwendung hochzuladen. Das liefert einen besseren Zugang zu den Informationen und beschleunigt die Projektabschlüsse.

Lukrative Zukunft dank Workflow Management

Darüber hinaus hilft die Projektmanagement App auf Basis der von BeOne vertriebenen Mendix-Anwendungsplattform dem Bauunternehmen seine zukünftigen Ausschreibungen zu verfeinern, indem die Projektmanager Anmerkungen zu den Meilensteinen und Fähigkeiten der Arbeiter auf dem Projekt eingeben können. Dadurch weiß man bei der Ausschreibung eines Neuprojekts, wer die Hauptakteure bei vergleichbaren ehemaligen Projekten waren und was sie bei dort gemacht haben. Da öffentliche Auftraggeber nicht mehr nur einfach den Anbieter mit dem niedrigsten Preis auswählen, ist es wichtig, dass Bauunternehmen ihre Qualität und Erfahrung hervorheben. Das neue Workflow Management System hilft dem Bauunternehmen genau das effektiv darzustellen. Für die Zukunft plant man, die Projektmanagement App ins unternehmenseigene Buchhaltungssystem zu integrieren. Darüber hinaus wird sie im Mendix App Store als kommerzielles Angebot vertrieben und stellt damit als Lizenzprodukt eine zusätzliche Einnahmequelle für die Immobilienprofis dar.

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  • Branche:
    Baubranche
  • Kompetenzbereich:
    IoT-ServicesProzessoptimierung